Privacy beleid - Het Tuinhuis (nl)

Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke: Kinderopvang Het Tuinhuis

Azalealaan 107

2771 ZV Boskoop

KVK-nummer: 28096866

info@het-tuinhuis.nl

De medewerkers van kinderopvang Het Tuinhuis zijn zich bewust van het vertrouwen dat ouders en kinderen in hen stellen. Niet alleen het vertrouwen in de kwaliteit van de zorg voor en begeleiding van de kinderen, ook het vertrouwen dat met de aan Het Tuinhuis ter beschikking gestelde gegevens en informatie vertrouwelijk wordt omgegaan. Het is dan ook de verantwoordelijkheid van alle medewerkers om zowel de kwaliteit van de zorg en begeleiding als de privacy van ouders en kinderen te bewaken.

Het privacy beleid van Het Tuinhuis bepaalt de wijze waarop met de gegevens en informatie van ouders, kinderen en medewerkers wordt omgegaan. Naast het privacy beleid geldt ook het personeelsreglement van Het Tuinhuis voor alle werknemers en stagiaires. Het privacy beleid ligt ter inzage op kantoor, is geplaatst op onze website en is terug te vinden in het Ouderportaal Konnect. Iedere medewerker is op de hoogte van dit reglement; bij indiensttreding wordt dit document digitaal verstrekt aan de medewerker. Tevens komt het privacy beleid jaarlijks terug in het locatieoverleg.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Tuinhuis houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, de doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid.
verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
op de hoogte zijn van uw rechten omtrent persoonsgegevens, hier op willen wijzen en deze respecteren.

Het Tuinhuis is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Zoals hierboven benoemd hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

Het Tuinhuis werkt met het professionele softwareprogramma Ovivio.
Ovivio stelt hoge eisen aan de mate van beveiliging. Het Ouderportaal Konnect, onderdeel van Ovivio, heeft een strikte toegangsbeveiliging, waardoor Het Tuinhuis bepaalt welke ouders en medewerkers toegang hebben. Daarnaast is het internetverkeer beveiligd op een bewezen veilige manier door middel van versleuteling van de communicatie (https) en worden de gegevens in het Ouderportaal beveiligd opgeslagen. De pedagogisch professionals hebben beperkte toegang tot gegevens, uitsluitend gericht op de verzorging van het kind. De tablets op de groepen met kindgegevens worden ’s avonds door de pedagogisch professionals in een afgesloten kast opgeborgen.

Doel van de gegevensverwerking

Voor de verwerking van persoonsgegevens maakt Het Tuinhuis gebruik van de volgende grondslagen:

uitvoering van de overeenkomst (opvang en arbeidsovereenkomst);
wettelijke verplichting (zoals Wet Kinderopvang en arbeidsovereenkomst);
toestemming van ouders/verzorgers (bijvoorbeeld voor gezondheidsgegevens en foto’s);
gerechtvaardigd belang (zoals interne bedrijfsvoering en veiligheid).

De registratie van gegevens heeft als doel:

het bijhouden van gegevens die voor de opvang, verzorging en ontwikkeling van het kind van belang zijn;
aangaan van arbeidsovereenkomsten
voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de Wet kinderopvang en belastingwetgeving.

Persoonsgegevens.

De navolgende gegevens van geïnteresseerde ouders/verzorgers worden bij aanmelding/inschrijving geregistreerd:

achternaam, voornaam, adres
email-adres
telefoonnummer
achternaam, voornaam, geboortedatum van het kind
dagdelen waarvoor opvang gewenst, ingangsdatum opvang

Deze gegevens worden zo spoedig mogelijk verwijderd indien de ouders/verzorgers geen contract aangaan met Het Tuinhuis.

Bij het opmaken van de plaatsingsovereenkomst wordt het BSN- nummer en geboortedatum van het kind gevraagd en het IBAN-nummer van ouders gevraagd.

De navolgende gegevens van de kinderen worden geregistreerd:

achternaam, voornaam, geboortedatum, adres van kinderen die in de kinderopvang van Het Tuinhuis zijn geplaatst of voor wie om plaatsing verzocht is
dagdelen waarvoor opvang geboden wordt, ingangsdatum opvang
gegevens betreffende de gezondheid (inentingen, ziekten die het kind gehad heeft), alsmede andere gegevens die voor een verantwoorde opvang en verzorging van belang zijn
informatie en voortgangsrapportage betreffende de vaardigheden en bekwaamheden van het kind
naam van de school die het kind bezoekt
overige gegevens: een noodnummer, indien ouders niet te bereiken zijn.

De gegevens worden rechtstreeks van de ouders/verzorgers verkregen, met uitzondering van de informatie en voortgangsrapportage betreffende de vaardigheden en bekwaamheden van het kind: deze worden gedurende de tijd van opvang en begeleiding genoteerd.

Voor het verwerken van de gegevens betreffende de gezondheid zoals o.a. inentingen, ziekten die het kind heeft (gehad) alsmede andere gegevens die voor een verantwoorde opvang en verzorging van belang is, geeft de ouder/verzorger uitdrukkelijke toestemming via “toestemmingen” en “verklaringen” in het Ouderportaal Konnect. De keuzes die de ouder nu maakt zijn niet bindend, mocht de ouder op een later moment van gedachten veranderen dan kan de ouder via het ouderportaal app eenvoudig de toestemmingen en/of verklaringen alsnog naar wens aanpassen.

Binnen Het Tuinhuis heeft alleen het management en administratie toegang tot alle gegevens. De gegevens in Ovivio zijn alleen toegankelijk via het invoeren van een persoonlijk gebruikersnaam met wachtwoord. De pedagogisch professionals hebben beperkte toegang tot de gegevens. Alleen gegevens die van belang zijn voor de verzorging en verantwoorde opvang van het kind en de contactgegevens van de ouders/verzorgers (telnr. en mailadres) zijn inzichtelijk.

De navolgende gegevens van werknemers worden geregistreerd:

achternaam, voornaam, geboortedatum, adres
BSN
email-adres
telefoon thuis en mobiel nummer
IBAN
noodnummer

Transparantie in Gegevensverwerking
Automatisering en Profilering
Het Tuinhuis maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering bij de verwerking van persoonsgegevens. Dit wordt expliciet vermeld om maximale transparantie te bieden.

Rechten van Betrokkenen
Naast inzage, correctie en verwijdering biedt Het Tuinhuis ook de mogelijkheid tot dataportabiliteit. Ouders/verzorgers kunnen een verzoek indienen om de gegevens van hun kind in een gestructureerd, gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) met toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger (schriftelijk of digitaal).

Foto’s en beeldmateriaal

Zoals hierboven beschreven werken wij met het Ouderportaal Konnect. Via het Ouderportaal willen wij de ouders d.m.v. foto’s gemaakt door de pedagogisch professional een beeld geven van wat er zich afspeelt op de opvang tussen het halen en brengen van de kinderen.

Voor de foto’s geldt:

Foto’s zijn alleen zichtbaar voor de ouders van de groep. Wij vragen ouders zorgvuldig om te gaan met de foto’s waartoe zij toegang krijgen.
Indien er naast uw eigen kind ook andere kinderen op de foto staan, verzoeken wij u deze foto’s niet te delen op social media.
Wij bieden geen mogelijkheid om vanuit de app/het portaal foto’s direct te delen via social media. Dit om te voorkomen dat foto’s met daarop andere kinderen ongewenst online worden geplaatst.
De foto’s worden gepubliceerd in een afgesloten omgeving. Mensen zonder inloggegevens kunnen de foto’s niet bekijken. Uw kind zal niet zichtbaar zijn in zoekresultaten van zoekmachines.

Via het Ouderportaal Konnect vragen wij de ouders om toestemming om foto’s van hun kind te plaatsen op het ouderportaal. Hierbij zijn 2 keuzes:

Het kind mag op de foto: afbeeldingen worden gedeeld met de ouders van de groep.
Het kind mag niet op de foto: geen enkele afbeelding zal gedeeld worden via het Ouderportaal Konnect.

De keuzes die de ouder nu maakt is niet bindend, mocht de ouder op een later moment van gedachten veranderen dan kan de ouder via het ouderportaal app eenvoudig de toestemmingen alsnog naar wens aanpassen. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder gevolgen voor de opvang.

Binnen het ouderportaal heeft de ouder ook de mogelijkheid om het dagboek van zijn/haar kind in te zien. Voor het plaatsen van het dagboekje vragen wij ook om toestemming, het dagboekje is uiteraard persoonlijk en alleen voor de ouder van het betreffende kind in te zien.

Een ouder heeft de gelegenheid om de foto’s waar zijn/haar eigen kind op staat te downloaden op een persoonlijke device (apparaat). Wanneer het kind de opvang verlaat, heeft de ouder de mogelijkheid alle foto’s ineens te downloaden zodat er een leuke collectie van foto’s door de jaren heen ontstaat.

Het Tuinhuis vraagt ook toestemming in het ouderportaal Konnect voor gebruik van onherkenbare foto’s op sociale media. Op Instagram en de Facebookpagina van Het Tuinhuis worden foto’s geplaatst om de boodschap te verduidelijken of de tekst te verfraaien.

Foto’s worden alleen geplaatst met toestemming van degene (of diens wettelijk vertegenwoordiger) die op de foto staat. Om te voorkomen, dat buitenstaanders misbruik maken van afbeeldingen op Instagram of Facebookpagina, zijn daar afspraken over gemaakt:

er worden alleen onherkenbare foto’s gepubliceerd.
er worden geen close-up foto’s gepubliceerd, wel foto’s van groepjes kinderen;
er worden geen voor- en achternamen van kinderen gebruikt bij onderschriften van foto’s;
er wordt alleen met toestemming voornamen van PP’ers gebruikt bij onderschriften van foto’s. Achternamen worden niet gebruikt bij onderschriften van foto’s.

Graag willen we ook aanstaande ouders enthousiasmeren via de website en laten zien hoe gezellig we het hebben met de kinderen op de groep. Indien we foto’s graag willen gebruiken om op de website te plaatsen, wordt er actief contact gezocht met ouders om hiervoor toestemming te geven. Hierbij gelden dezelfde afspraken als bij het plaatsen van foto’s op sociale media en worden de volgende extra afspraken toegepast.

namen gekoppeld aan adresgegevens worden niet op de website geplaatst;
de op de website van Het Tuinhuis geplaatste informatie zal ontdaan zijn van privacygevoelige informatie; er zal nooit meer dan vrij verkrijgbare informatie opgenomen worden.

Omdat het niet praktisch is om bij elke afzonderlijke publicatie vooraf toestemming te vragen, wordt ouders eenmalig gevraagd om schriftelijk toestemming verlenen.

Deze beslissing kan te allen tijde via het ouderportaal Konnect worden herroepen.

Verwerkersovereenkomsten externe partijen - Uitwisseling gegevens met derden

Het Tuinhuis werkt met verschillende partijen/systemen voor het verwerken van gegevens. De partijen/systemen waarmee Het Tuinhuis (samen)werkt, zijn:

Ovivio; een professioneel kinderopvang softwareprogramma,
Axians; salarisadministratie
Happy Arbo; ziekteverzuim,
Value2U; werkgeversvoordelen
Dropbox; beheren van digitale documenten
Kinderopvang Academie; online leerplatform voor de medewerkers
Nils en Paul vof, Antagonist en Gmail; IT-dienstverleners
Participe: tussenpartij gemeente Alphen aan den Rijn voor zorgcasussen zoals een SMI
GGD: controle in opdracht van de gemeente Alphen aan den Rijn/Bodegraven-Reeuwijk

Het Tuinhuis heeft met de partijen waar zij mee samenwerkt een AVG-conform verwerkingsovereenkomst afgesloten, waardoor de gegevens zorgvuldig, rechtmatig en vertrouwelijk worden verwerkt.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), maakt Het Tuinhuis gebruik van passende waarborgen conform de AVG. Voor de door ons gebruikte diensten, zoals Dropbox en Gmail (Google), gebeurt dit op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en, indien van toepassing, certificering onder het EU–VS Data Privacy Framework.

Het Tuinhuis wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken/activiteiten ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG: Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:

● Een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van kinderopvangtoeslag);

● Indien gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, dit toegestaan is en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;

● Op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de ouders/verzorgers hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft.

Het Tuinhuis wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de ouders/verzorgers en de wettelijke verplichtingen die Het Tuinhuis heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:

● Het Tuinhuis geeft in het kader van de kinderopvangtoeslag gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, Burgerservicenummer kind en betalende ouder en afgenomen opvang).

● Het Tuinhuis geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD.

Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de leidster/kind ratio.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie uit te wisselen met derden (bureau jeugdzorg, GGD, CJG, scholen, Oog voor Thuis enz.). Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.

Om de continuïteit van de doorgaande ontwikkelingslijn te borgen, wordt van ieder kind bij Het Tuinhuis op de leeftijd van ongeveer 3 jaar en 10 maanden door de mentor van het kind een observatieformulier opgesteld. In dit observatieformulier komen verschillende aspecten van de ontwikkeling van het kind aan de orde: sociaal-emotioneel, cognitief, motorisch en taal-/spreekvaardigheid.

Dit verslag wordt aan de ouders digitaal via het ouderportaal Konnect verstuurd ongeveer één tot twee maanden voordat het kind naar de basisschool gaat. Ouders kunnen in het Ouderportaal Konnect toestemming geven om het observatieformulier ook rechtstreeks naar school te versturen. Tevens wordt ouders een “eindgesprek” aangeboden. In dit gesprek wordt het observatieformulier besproken. Mocht er aanleiding zijn te veronderstellen dat een kind extra ondersteuning nodig heeft op een of meerdere ontwikkelingsgebieden, dan wordt dit in het verslag vermeld en in het gesprek met de ouders aangegeven met het advies dit te melden aan de basisschool.

Tevens kan, met toestemming van ouders, contact worden gezocht met de basisschool door de pedagogisch coach en mentor van het kind voor een “warme overdracht”. Bij dit gesprek wordt gevraagd of minimaal één van de ouders aanwezig kan zijn.

Indien ouders geen toestemming geven in het Ouderportaal Konnect voor het rechtstreeks verzenden van het observatieformulier naar de basisschool, wordt er van ouders verwacht dat zij zelf ervoor zorgen dat het observatieformulier op school overhandigd wordt.

Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft Het Tuinhuis de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind.

Bewaartermijnen persoonsgegevens
Het Tuinhuis bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Het Tuinhuis hanteert daarbij de volgende bewaartermijnen, waarbij per categorie gegevens een onderscheid wordt gemaakt:

Geïnteresseerde ouders/verzorgers
Persoonsgegevens van ouders/verzorgers en kinderen waarmee geen overeenkomst tot stand komt, worden direct verwijderd nadat duidelijk is dat er geen overeenkomst wordt aangegaan.
Ouders/verzorgers met een overeenkomst
Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal 1 jaar na beëindiging daarvan, ten behoeve van administratieve afhandeling en eventuele nazorg.
Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Kinderen
Persoonsgegevens van kinderen worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal 1 jaar na beëindiging daarvan, ten behoeve van administratieve afhandeling, overdracht en eventuele nazorg.
Medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden bewaard gedurende de looptijd van het dienstverband. Na beëindiging van het dienstverband worden uitsluitend die gegevens bewaard die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie, overeenkomstig de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Indien specifieke wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn, zoals de fiscale bewaarplicht, worden deze te allen tijde gevolgd.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel daarvan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht op:

beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
het intrekken van een eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij zullen binnen de wettelijk gestelde termijn reageren op uw verzoek.

Datalek

Datalekken worden binnen 72 uur gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Of een datalek gemeld moet worden, is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen.

Een datalek hoeft niet gemeld te worden als het niet waarschijnlijk is dat het datalek leidt tot een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Wij zullen direct onderzoeken waar en hoe de datalek heeft plaatsgevonden en of het gaat om een datalek met risico voor iemands privacy. Daarnaast registreren wij intern ook alle datalekken. Ook de kleine, die geen risico op fraude of persoonlijke schade opleveren. Doel van het registreren is het ervan leren, het voorkomen van datalekken in de toekomst en om aan te kunnen tonen dat men zich houdt aan de geldende privacywetgeving.

Genoteerd worden: korte omschrijving van het datalek (wat is er gebeurd, wanneer is het gebeurd, om welke gegevens gaat het, hoeveel personen worden getroffen door het lek), mogelijk risico en welke actie is ondernomen om dit in de toekomst te voorkomen.

Het volgende stappenplan wordt doorlopen bij een datalek:

Identificatie: Vaststellen wat er is gebeurd, welke gegevens zijn getroffen en wie betrokken zijn.
Impactanalyse: Beoordelen van de mogelijke risico’s voor betrokkenen.
Melding aan Autoriteit Persoonsgegevens (AP): Indien het datalek een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
Informatie aan Betrokkenen: Betrokkenen worden geïnformeerd als hun gegevens mogelijk zijn blootgesteld, inclusief aanbevelingen om schade te beperken.
Registratie: Interne vastlegging van het datalek, inclusief genomen maatregelen.

Vragen en Klachten

Als u naar aanleiding van dit privacy beleid nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van rechten kunt u contact opnemen via veraderksen@het-tuinhuis.nl

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U kunt zich wenden tot de algemeen leidinggevenden van Het Tuinhuis.

Email: leidinggevende@het-tuinhuis.nl

Mobielnummer: 06-38420206 of 06-11731528

Komt u hier niet met ons uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Bijlage

I. Begripsbepalingen

persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsbeoefenaar in het kader van zijn beroepsuitoefening;
verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
uitwisselen/verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens;
verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens;
bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon, bestuursorgaan of ieder ander die alleen of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
beheerder/administratie: degene die gegevens verwerkt en in dienst is of gedetacheerd is bij Het Tuinhuis
gebruiker: degene die bevoegd is de persoonsgegevens in te voeren, muteren of in te zien;
betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn

vertegenwoordiger

derde: ieder, niet zijnde betrokkene, de verantwoordelijke, de verwerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken (bijvoorbeeld een arts);
ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
het Autoriteit Persoonsgegevens: de instantie die tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens;
Geschillencommissie: de commissie ingesteld overeenkomstig de Wet klachtrecht cliënten zorgsector
vertegenwoordiger: de ouder(s) die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd van betrokkene.

- I. Vertegenwoordiging

1. aangezien de betrokkene jonger is dan zestien jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene;

2. de persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger; hij is gehouden de betrokkene zoveel als mogelijk is bij het vervullen van zijn taken te betrekken;

3. indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed verantwoordelijke.

- II. Informatieverstrekking aan de betrokkene

1. indien de persoonsgegevens bij de betrokkene zelf worden verkregen, deelt de verantwoordelijke vóór het moment van verkrijging de betrokkene mede ^{^[i]}:

zijn identiteit;

de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is;

2. de verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat - gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen ^{^[ii]}.

3. indien de persoonsgegevens buiten de betrokkene zelf om worden verkregen, deelt de verantwoordelijke de betrokkene mede:

zijn identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke;

de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd en de rechtsgrond voor de verwerking.

De betrokken categorieën van de persoonsgegevens.

De ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens.

Het moment waarop dit moet gebeuren is:

op het moment waarop de gegevens worden vastgelegd; of

als de gegevens uitsluitend worden verzameld om deze aan een derde te verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde;

4. de verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is, om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen;

5. het bepaalde onder 3. is niet van toepassing indien de mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast;

6. het bepaalde onder 3 is evenmin van toepassing indien de vaststelling of de verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke of betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift, dat tot de vastlegging of verstrekken van de hem betreffende gegevens heeft geleid;

7. indien de verantwoordelijke de betrokkene niet heeft geïnformeerd conform dit artikel, betekent dit dat de persoonsgegevens op een niet behoorlijke en onzorgvuldige wijze zijn verwerkt^{^[iii]}.

- III. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

1. de betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens;

2. de gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt;

3. een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de betrokkene, de verantwoordelijke daaronder begrepen;

4. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt mag voor de verstrekking hiervan op basis van administratieve kosten een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

- IX. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

1. desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens;

2. de betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen;

3. de verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd;

4. de betrokkene kan verzoeken om verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens;

5. de verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk

verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet; een weigering is met redenen omkleed;

6. de verantwoordelijke verwijdert/vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekken verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

- X. Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

algemeen leidinggevende van Het Tuinhuis;
indien u niet tot een bevredigende oplossing komt, kunt u de klacht voorleggen aan de Geschillencommissie Kinderopvang;
het Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en conform de AVG verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Algemene verordening gegevensbescherming;
dan wel gebruik maken van de in de AVG neergelegde beroepsmogelijkheden.

- XI. Wijziging, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

1. wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke;

2. de wijzigingen in dit reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen;

3. dit privacybeleid is herzien per augustus 2020 en inzichtelijk op de website en in het Ouderportaal Konnect.

[i] Deze algemene kennisgeving kan geschieden door bijvoorbeeld het uitreiken van een informatiebrochure of door informatie over het reglement en de verwerking van persoonsgegevens op te nemen in de huisregels.

[ii] Aangezien de verwerking van de gegevens wordt gedaan door een dienstverlenende kinderopvang organisatie, mag in het algemeen worden aangenomen dat de betrokkene weet of kan weten dat verwerking van gegevens plaatsvindt. Kennisgeving van opname van gegevens aan de individuele betrokkene kan dan achterwege blijven. Volstaan kan worden met een algemene kennisgeving van het bestaan van de verwerking en dit reglement. Dit is anders indien andere doelen dan dienstverlening in het kader van de kinderopvang een zelfstandige doelstelling vormen van de verwerking, bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek. In dat geval kan niet zonder meer worden aangenomen dat de betrokkene van deze doelstellingen weet heeft. Kennisgeving aan individuele betrokkenen van verwerking van hun gegevens, alsmede van de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, is in dit geval noodzakelijk.

[iii] Zie artikel 5, lid 1 van dit reglement; er is dan sprake van een onrechtmatige daad.

Algemene informatie: Privacy beleid